CEFINs dataansvar og rolle

CEFIN ApS (herefter CEFIN) behandler personoplysninger for medarbejdere, samarbejdspartnere og borgere.

CEFIN er dataansvarlig for de personoplysninger der behandles om medarbejdere og samarbejdspartnere, herunder leverandører. Personoplysninger for kontaktpersoner hos samarbejdspartnere og leverandører behandles som led i den almindelige varetagelse af samarbejdsforhold, herunder eksempelvis korrespondance med kunder og diverse leverandører.

CEFIN er databehandler i forhold til  borgeres personoplysninger, da de modtages som led i CEFINs bistand til landets kommuner i konkrete sager. CEFIN er dermed ikke dataansvarlig for personoplysninger om borgere, der modtager bistand fra CEFIN på vegne af en kommune.
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan CEFIN behandler personoplysninger i forhold til samarbejdspartnere og borgere, og hvilke rettigheder de registrerede personer har i den forbindelse.

De oplysninger som behandles, modtages typisk fra den registrerede selv eller fra den samarbejdspartner, hvor personen er ansat. Personoplysninger om borgere i en konkret sag modtages dels fra den hvervgivende kommune, dels fra borgeren selv som led i sagsbehandlingen.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

CEFIN ApS

CVR nr. 39 49 83 32
Vestergade 14
8660 Skanderborg

Mads Bentzen
Tlf: 40 53 86 14
Mail: mbz@cefin.dk

Hjemmeside: https://cefin.dk/

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er oplysninger, der kan identificere en fysisk person enten direkte via f.eks navn eller cpr.nr, eller indirekte via sammenholdning af flere data som f.eks. personlig mailadresse eller direkte telefonnummer.

CEFIN behandler følgende kategorier af personoplysninger:

Samarbejdspartnere:
Almindelige personoplysninger i forbindelse med personens hverv som kontaktperson hos en af vores samarbejdspartnere som navn, direkte arbejdstelefonnummer og –mailadresse samt stillingsbetegnelse.

Borgere:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer samt oplysninger om adfærd, dagsrutiner, familiemæssige forhold samt andet, som er relevant for sagen.
• Særlige personoplysninger som cpr.nr. og personoplysninger vedrørende strafbare forhold.
• Fortrolige personoplysninger om væsentlige sociale problemer og andre relevante fortrolige oplysninger, såfremt det oplyses som led i sagen.
• Følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger.

Formål med behandling og retsgrundlag

Samarbejdspartnere:
Formålet med vores databehandling af de indsamlede personoplysninger er administration af vores løbende samarbejde med leverandører og samarbejdspartnere, herunder indledende dialog om indgåelse af en aftale.

Retsgrundlaget, som ligger til grund for behandling af personoplysninger til disse formål, er:

• Behandlingen er nødvendig for opfyldelse af en aftale med CEFIN om levering af varer eller ydelser eller indgåelse af en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i databeskyttelsesforordningen.
• CEFIN har en legitim interesse i at foretage behandlingen, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. CEFIN behandler eksempelvis personoplysninger for samarbejdspartnere i forbindelse med oprettelse af faglige netværk eller andre fora, hvor der ikke nødvendigvis indgås en aftale mellem parterne.

Borgere:
Formålet med vores databehandling af de indsamlede personoplysninger er at bistå den dataansvarlige kommune med konkret sagsbehandling.

Retsgrundlaget, som ligger til grund for behandlingen af personoplysninger til formålet er:

• Behandlingen er nødvendig for at kommunen kan udføre en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt, jf. artikel 6, stk. 1, litra e, artikel 9. stk. stk. 2, litra b i databeskyttelsesforordningen samt databeskyttelsesloven §§ 8, stk. 1 for så vidt angår behandling af oplysninger om strafbare forhold og 11, stk. 1 for så vidt angår behandling af cpr.nr.

• CEFIN er databehandler for kommunen i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og handler dermed efter instruks fra den enkelte kommune.

Videregivelse af dine personoplysninger
CEFIN videregiver kun personoplysninger til andre, såfremt der en forpligtelse hertil via lovgivning, eller i det omfang det er nødvendigt for, at en samarbejdspartner kan opfylde sin aftale med CEFIN. CEFIN videregiver alene personoplysninger om borgere, såfremt der er en forpligtelse hertil via lovgivningen.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Generelt opbevares personoplysninger vedrørende samarbejdspartnere og borgere så længe, de er nødvendige for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Herefter slettes de.

Samarbejdspartnere:
Ved ophør af et samarbejdsforhold opbevares personoplysninger, der indgår i regnskabsmateriale i fem år i overensstemmelse med bogføringsloven. Oplysninger, der kan være relevante for et eventuelt retskrav opbevares i tre år i henhold til forældelsesloven eller til kravet er endelig afgjort ved en retsinstans.

Borgere:
Personoplysninger vedrørende borgere opbevares så længe, de er nødvendige for den igangværende sag hos CEFIN. Ved sagens afslutning overleveres personoplysningerne til den relevante kommune, som er dataansvarlig. Hvis der er indsamlet personoplysninger af en autoriseret psykolog opbevarer den autoriserede psykolog disse personoplysninger i mindst 5 år i henhold til Psykologloven § 14 og lovbekendtgørelse nr. 567 af 19. maj 2017 om autoriserede psykologers pligt til at føre ordnede optegnelser § 6, stk. 1.

Ved afslutning af en sag opbevares personoplysninger, der indgår i regnskabsmateriale i fem år i overensstemmelse med bogføringsloven. Oplysninger, der kan være relevante for for et eventuelt retskrav opbevares i tre år i henhold til forældelsesloven eller til kravet er endelig afgjort ved en retsinstans.

Dine rettigheder

Registrerede personer har til enhver tid ret til at få indsigt i egne oplysninger og få rettet eventuelle fejl. Den registrerede har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger, få begrænset behandlingen, gøre indsigelse mod behandlingen og få sine oplysninger udleveret digitalt.

Ønsker du at gøre brug af ovenfor nævnte muligheder kan du kontakte os på 40 53 86 14.

Borgere, der ønsker at gøre brug af ovenfor nævnte muligheder, skal kontakte den hvervgivende kommune direkte. Du kan kontakte pågældende afdeling i kommunen eller kommunens databeskyttelsesrådgiver. Du finder relevante kontaktoplysninger på kommunens hjemmeside. CEFIN vil også gerne bistå med at formidle relevante kontaktoplysninger.

Du kan klage over behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.